Trabajando para conservar la historia

Desde los inicios de la historia, el hombre busco la forma de plasmar sus ideas y de hacerlas duraderas para futuras generaciones, primero en tablas de arcilla, mas tarde en papel y mas recientemente en dispositivos electrónicos, aquella labor que solo consistía en transcribir y guardar aquella información fue evolucionando y tomando cada vez mas importancia con el paso del tiempo.

Actualmente esta labor la cumple el administrador documental, que tiene como objetivo principal la organización de información para facilitar la búsqueda de un documento y su preservación reduciendo costos y espacio.

Pero acaso ¿esta tarea no la puede hacer cualquier persona? ¿Por que es tan importante el administrador documental dentro de una institución?

Desde nuestros hogares, una de las tareas mas comunes es la organización, un empresario o un estudiante por ejemplo, generalmente lleva trabajo a casa, pero no es fácil realizar labores de este tipo cuando aquella información, documentos y tareas están desorganizadas, entonces hacemos utilización de portafolios, computadoras y carpetas para guardar documentos de importancia, para ser estudiados a futuro, que se necesitaran constantemente o porque son la prueba escrita sobre un hecho.

Estas tareas son básicas si hablamos de nuestro diario vivir, pero ¿como se maneja la información cuando se trata de una institución que maneje archivos de gran valor ya sean fiscales, legales, administrativos, científicos, históricos, culturales, técnicos, económicos, etc…?

Esto nos da a entender que ser administrador documental es algo mas que organizar documentos, es por eso la importancia de tener experiencia y capacitarse en este campo; en ocasiones el admistrador debe desarrollar estrategias para organizar documentos y archivos especialmente cuando estos son únicos, esencialmente necesarios o clasificados. El administrador debe manejar inventarios, y es su obligación velar por la integridad, autenticidad, veracidad, conservación y fidelidad de la información.

El también debe velar por la utilización que se le da a dichos documentos de acuerdo a las normas o leyes que lo rigen, especialmente cuando se trata de documentos físicos que no pueden ser distribuidos o almacenados de forma electrónica o similar.

Actualmente con la integración de la internet y las herramientas web a nuestras labores diarias, es importante para el administrador documental generar copias digitales si así lo decide la institución sobre la información y los documentos necesarios. Aunque pueden variar las tareas que deba hacer el administrador documental de acuerdo a la entidad para la que trabaje, sus objetivos principales siempre serán los mismos ya sea en una biblioteca, en una corporación financiera, en una institución educativa, un hospital o una organización perteneciente al Estado.

Un administrador documental ofrece muchos beneficios a las entidades que hacen utilidad de sus servicios, porque garantiza la disponibilidad y consolidación de toda la información ya sea de forma física o digital en un solo lugar, permite que gracias a esto se facilite la búsqueda y acceso a la información reduciendo costos y tiempo utilizado en tramites y monitoreo de documentos.

Podríamos incluir también que el administrador documental optimiza los procesos dentro de la entidad, facilitando listados, inventarios, clasificación y ordenamiento de datos contribuyendo así a la toma de decisiones cuando se realiza una consulta de dicha información.

A diferencia de las tareas comunes de organización que cualquier persona hace en su vida diaria, cuando se trata de una institución o entidad, la organización de datos se vuelve algo mas complejo, es allí donde entra el administrador documental, resaltar su importancia es algo mas que hablar de su trabajo, es tomar en cuenta que gracias a ellos se puede consultar un libro de la biblioteca tan fácilmente, gracias a ellos es mas fácil para un medico consultar y almacenar un historial medico sobre nosotros, gracias a ellos se mantienen archivos históricos y culturales de una ciudad.

Y ahora con la implementación de las TIC’s dentro de las instituciones, es para el administrador documental aprovecharlas y hacer uso eficiente de ellas, para mejorar la calidad de la organización y conservación documental, además de hacer posible una mejor distribución de la información cuando es de necesidad inmediata.

Para finalizar, debemos valorar la importancia de los servicios que ofrecen los administradores documentales, y lo concluyo con este aforismo un poco modificado: “detrás de cada gran entidad hay un gran administrador documental”.